Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Workplace Nordicin asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille sekä verkkosivuston käyttäjille.

REKISTERINPITÄJÄN NIMI JA YHTEYSTIEDOT

Workplace Nordic
Kappelikuja 6 A, 02200 Espoo, +358 400 173 924, info@workplacenordic.com

Rekisterin vastuuhenkilö: Partneri Hilkka-Maija Katajisto

Rekisterin yhteyshenkilö: Tietojärjestelmäasiantuntija Tomi Hakala, +358 40 7652534, info@workplacenordic.com

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS (REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS) JA PERUSTE 

Workplace Nordicin verkkopalveluiden rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen, markkinointitarkoituksiin, tilastointiin sekä palvelujen tuottamiseen ja tarjoamiseen. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteen tai useampaan alla luetelluista perusteista:

Sopimus:

Henkilötietojen käsittely perustuu palvelussopimuksen täytäntöön panemiseen, palvelussopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä.

Oikeutettu etu:

Rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja asiakaspalvelun ja asiakassuhteen ylläpidon (Workplace Nordicin asiakkaat) mahdollistamiseksi. Samaten rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja verkkosivuston kautta tulevien yhteydenottopyyntöjen, uutiskirjetilausten sekä tapahtumien ilmoittautumisten (Workplace Nordicin potentiaaliset asiakkaat sekä verkkosivuston käyttäjät) hoitamiseksi.

Suostumus:

Käsittely voi perustua myös rekisteröidyn suostumukseen siinä määrin, kuin lainsäädäntö sitä edellyttää. Rekisteröidyllä on aina oikeus peruuttaa suostumuksensa. Oikeuden käyttäminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin kerätään tietoja seuraavasti:

Workplace Nordicin sertifioidut valmentajat/konsultit:
– Nimi
– Sähköposti
– Puhelinnumero
– Yritys
– Käyttötiedot
– Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

Workplace Nordicin uutiskirje ja potentiaaliset asiakkaat:
– Sähköposti
– Käyttötiedot
– Puhelinnumero
– Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

Workplace Nordicin sertifioitujen uutiskirje ja asiakkaat:
– Nimi
– Sähköposti
– Puhelinnumero
– Käyttötiedot
– Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

Workplace Nordicin tapahtumien ilmoittautumistiedot:
– Nimi
– Sähköposti
– Käyttötiedot
– Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

Workplace Nordicin Extranetin käyttäjät:
-Nimi
-Sähköposti
-Käyttötiedot

Workplace Nordicin verkkosivuston käyttäjät:
-Käyttötiedot

WorkPlace Big Five Profile™ -työkalulla tapahtuva persoonallisuusprofilointi Workplace Nordicin profilointiasiakkaille:
– Nimi
– Sähköposti
– Demografiset taustatiedot: vapaaehtoisesti annettavat tiedot kuten ikä, sukupuoli, kansallisuus, asuinpaikka, ammattinimeke
– Valintavastaukset 93 persoonallisuutta kartoittavaan kysymykseen
– Kyseinen persoonallisuusprofilointi on myös mahdollista tehdä peitenimien avulla, jolloin nimeä, sähköpostia tai muita tunnistetietoja ei tallennu palvelimelle.

EQ-i 2.0® -työkalulla tapahtuva tunneälymittaus Workplace Nordicin tunneälymittaus-asiakkaille:
– Nimi
– Sähköposti
– Demografiset taustatiedot: vapaaehtoisesti annettavat tiedot kuten ikä, sukupuoli, ammattinimeke
– Tunneälymittaus: valintavastaukset 133 tunneälyä mittaavaan kysymykseen
– Kyseinen tunneälymittaus on myös mahdollista tehdä peitenimien avulla, jolloin nimeä, sähköpostia tai muita tunnistetietoja ei tallennu palvelimelle.

Workplace Nordic 360° -työkalulla tapahtuva 360° -arvointi Workplace Nordicin 360° -arviointiasiakkaille:
– Nimi
– Sähköposti
– Vastaukset arvioinnin kysymyksiin

Emergy Emotional Climate Audit® (EECA) Tunneilmastokartoitukseen osallistuvat henkilöt:
– Nimi
– Sähköposti
– Vastaukset arvioinnin kysymyksiin

Konfliktitilanteet ja tunnetemperamentti -tiimisimulaatio:
– Nimi
– Sähköposti
– Vastaukset simulaation kysymyksiin

HumanLab Academy -Digitaalinen oppimisalusta:
– Nimi
– Sähköposti
– Käyttötiedot
– Mahdolliset käyttäjän syöttämät tiedot kuten vastaukset kurssien kysymyksiin

Maslach Burnout Toolkit™:
– Nimi
– Sähköposti
– Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot
– Tunnistetietoja ei jaeta Workplace Nordicin ulkopuolelle

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 

Rekisterinpitäjä rekisteröi henkilöstä vain ne edellä määritellyt tiedot, jotka henkilö itse suostumuksellaan ilmoittaa Workplace Nordicin verkkosivustoa ja/tai palveluja käyttäessään tai joko kasvotusten, puhelimitse, sähköpostitse tai muita online-työkaluja käyttäen.

REKISTERIN SUOJAUS SEKÄ TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE 

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä.

Workplace Nordic ei luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Olemme varmistaneet, että kaikki henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajamme (MailChimp https://mailchimp.com/legal/privacy/, Google https://cloud.google.com/product-terms#section-4, Accountor Finago Oy https://finago.com/en/general-use-and-customer-agreement-terms/, Paradigm Personality Labs, LLC http://paradigmpersonality.com/privacy-policy/, Multi-Health Systems, Inc. (MHS) https://www.mhs.com/Privacy-Policy, SurveyHero https://www.surveyhero.com/privacy?ref=footer-menus, Leadpages (US), Inc. https://www.leadpages.com/privacy, WebinarJam  https://www.genesisdigital.co/_legal/privacypolicy.php, Smoothteam https://smoothteam.fi/rekisteriseloste-pelialusta/, HumanLab Academy https://www.humanlabacademy.com/rekisteri-ja-tietosuojaseloste/, Digitoimisto ACQUA Tmi https://acqua.fi/tietosuojaseloste/ and Accounting Rocks Oy https://www.accountingrocks.fi/tietosuojaseloste/) noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Uutiskirjeviestintään sekä tapahtumiemme ilmoittautumiseen käytetään yhdysvaltalaista MailChimp-sähköpostipalvelua, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla. Sitoudumme sopimusperusteisesti varmistamaan käyttäjiemme tietojen käsittelyn ja siirron EU-komission mallisopimusehtojen mukaisesti (SCC, Standard Contractual Clauses). Lue lisää MailChimpin yksityisyydensuojasta:  https://mailchimp.com/legal/privacy/. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä. Pyynnön voi lähettää sähköpostiin: info@workplacenordic.com tai poistaa itsensä postituslistalta jokaisen uutiskirjeen mukana tulevasta linkistä.

WorkPlace Big Five Profile™ -persoonallisuusprofilointiin käytetään Paradigm Personality Labs, LLC:n My Paradigm Dashboard -järjestelmää. Paradigm Personality Labs on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla. Sitoudumme sopimusperusteisesti varmistamaan käyttäjiemme tietojen käsittelyn ja siirron EU-komission mallisopimusehtojen mukaisesti (SCC, Standard Contractual Clauses). Lue lisää MyParadigm -järjestelmän yksityisyydensuojasta: (http://paradigmpersonality.com/privacy-policy/). Henkilötiedot (nimi ja sähköpostiosoite) hävitetään MyParadigm -järjestelmästä pyynnöstä. Pyynnön voi lähettää sähköpostiin: info@workplacenordic.com. Kyseinen persoonallisuusprofilointi on myös mahdollista tehdä peitenimien avulla, jolloin tunnistetietoja ei tallennu.

EQ-i 2.0® -tunneälymittaukseen käytetään Multi-Health Systems, Inc. (MHS):n MHS Talent Assessment Portaalia. MHS on kanadalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla. Kanada on EU:n päätöksellä riittävän tietosuojatason maa ja kun tietoja tunneälymittauksen yhteydessä siirretään Yhdysvaltoihin, MHS:n käyttämä palvelun toimittaja on Rackspace US, Inc. Sitoudumme sopimusperusteisesti varmistamaan käyttäjiemme tietojen käsittelyn ja siirron EU-komission mallisopimusehtojen mukaisesti (SCC, Standard Contractual Clauses). Lue lisää MHS:n yksityisyydensuojasta: https://www.mhs.com/Privacy-Policy ja https://www.mhs.com/Security-policy). Henkilötiedot (nimi ja sähköpostiosoite) hävitetään MHS Talent Assessment Portaalista pyynnöstä. Pyynnön voi lähettää sähköpostiin: info@workplacenordic.com. Kyseinen tunneälymittaus on myös mahdollista tehdä peitenimien avulla, jolloin tunnistetietoja ei tallennu.

Workplace Nordic 360° -arvioinnin vastausten keräykseen käytetään SurveyHero alustaa, jonka tarjoaa Sveitsiläinen enuvo GmbH. enuvo GmbH on Sveitsiläinen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla. EU-komissio on todennut Sveitsin tietosuojantason riittäväksi ja sitoudumme myös sopimusperusteisesti varmistamaan käyttäjiemme tietojen käsittelyn ja siirron EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Lue lisää SurveyHero -järjestelmän yksityisyydensuojasta: (https://www.surveyhero.com/privacy). Pyynnöt henkilötietojen muuttamiseksi tai poistamiseksi voi lähettää sähköpostiin: info@workplacenordic.com. 

Emergy Emotional Climate Audit® (EECA) Tunneilmastokartoituksen vastausten keräykseen käytetään SurveyHero alustaa, jonka tarjoaa Sveitsiläinen enuvo GmbH. enuvo GmbH on Sveitsiläinen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla. EU-komissio on todennut Sveitsin tietosuojantason riittäväksi ja sitoudumme myös sopimusperusteisesti varmistamaan käyttäjiemme tietojen käsittelyn ja siirron EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Lue lisää SurveyHero -järjestelmän yksityisyydensuojasta: (https://www.surveyhero.com/privacy). Pyynnöt henkilötietojen muuttamiseksi tai poistamiseksi voi lähettää sähköpostiin: info@workplacenordic.com. 

Euroopan unionin tuomioistuin kumosi 16.7. 2020 EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn, mutta totesi samalla, että EU-komission mallisopimusehdot (SCC, Standard Contractual Clauses) ovat edelleen pätevä mekanismi henkilötietojen siirtoon EU-alueella olevan rekisterinpitäjän ja Yhdysvalloissa olevan käsittelijän välillä. Sitoudumme sopimusperusteisesti siirtämään ja käsittelemään kaikki käyttäjiemme tiedot EU-komission mallisopimusehtojen mukaisesti (SCC, Standard Contractual Clauses).

Maslach Burnout Toolkit™ -työuupumuksen riskitekijöiden arviointiin käytetään Mind Garden Inc. Transform -järjestelmää. Mind Garden Inc. on yhdysvaltalainen yhtiö. Kaikki raportit tuotetaan peitenimillä jolloin tunnistetietoja ei siirry yhdysvaltaltoihin. Lue lisää Mind Gardenin -järjestelmän yksityisyydensuojasta: (https://www.mindgarden.com/content/22-privacy). Henkilötiedot (nimi ja sähköpostiosoite) kerätään tarvittaessa Workplace Nordicin asiakasrekisteriin, jossa niitä käsitellään henkilötietolakien edellyttämällä tavalla.

Jos tietokantoihin tallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja rekisterinpitäjällä on ainoastaan aineiston käyttöoikeus. Manuaalisen aineiston käyttötarpeen loppuessa se tuhotaan.

TIETOJEN KÄSITTELYN KESTO 

Henkilötietoja käsitellään toistaiseksi niin kauan kuin on tarpeen sen asiakassuhteen (nykyisen tai potentiaalisen), tapahtuman markkinoinnin, persoonallisuusprofiloinnin, tunneälymittauksen tai muun määritellyn käyttötarkoituksen, jonka vuoksi tiedot on tallennettu, hoitamiseksi. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä korjataan sekä poistetaan sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle. Uutiskirjeen postituslistalta pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme uutiskirjeessä olevan poistumislinkin kautta.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: info@workplacenordic.com

Tarkastusoikeus
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot ja saada niistä kopiot. Mikäli tiedoissa on virheellisyyksiä tai puutteita, lähetä Workplace Nordicille pyyntö korjata tai täydentää tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että niitä on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietoja muille tahoille, jotta nämä voisivat lähettää suoramarkkinointia rekisteröidylle.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, jos tietojen käsittely ei ole mielestään tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

Itsensä voi poistaa uutiskirjeen postituslistalta jokaisen uutiskirjeen mukana tulevasta linkistä.

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10§) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle: ohjeet valituksen tekemiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisterissä olevalla henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).